ショートステイ向け
現場で実証済みの簡単システム
知っていましたか？この事実・・・
入所＋退所時の「持ち物チェック」に
平均35分もかかっている・・・(当社調べ 紙によるチェックリスト使用時）
平均52％も負担が軽減される画期的システム！
があるとしたら・・・
なぜ、こんなにも時間がかかるのか？
ショートステイ（短期入所生活介護）は、特養待機者など、いわゆる「ロング利用」の利用者様が多い状態で、それほど入退所にかかわる業務は煩雑ではありませんでした。
しかし今は、１か月以内の「短期」「中期」の滞在期間での利用がほとんどです。
このことは、介護保険制度でも明確に位置付けられています。
３０日以上の滞在になると、単価が下がってしまいます。
このように、短期利用が増えると、ビジネスホテル並みに、チェックアウト（退所）する方と、チェックイン（入所）する方が増えることになります。ビジネスホテルのチェックイン・アウトとの最大の違いは、荷物の管理をご自身ではなく、スタッフがやるところ。
これがまた、大変な作業なのです。
その作業は、例えば以下のようになります。
ショートステイの持ち物チェックは、これだけ大変・・・
入所時
退所時
持ってきた荷物を開いてチェックするのに20分19秒
１）バッグをお預かりし、中の衣服などを取り出して広げる
２）上着、下着、靴下などに分類して、それぞれ枚数や特徴をチェック表に記入
３）特に、わかりづらいものは「赤と紺色のチェック」など、特長を細かく記載する
４）補聴器などがあれば、どこに収納するかを記載する
５）最後に、身につけているものを確認しながら、チェック表に記入
持ち物をあつめて、リストと照らし合わせるのに14分53秒
１）持ち物を集める
２）１枚１枚広げて、上着、下着、靴下などに分類
３）持ち物チェック表で、枚数と特徴を確認して、ないものがないかをチェック
４）そろっていないものに関しては、チェック表に書かれた文字情報だけで探す
（例： ✓靴下 白地に青色の馬の刺しゅう）
そして、ここまでやったにもかかわらず
車でご自宅までお送りしたはずの利用者家族から１本の電話が・・・
「あ、あの、チェック柄のシャツが１枚、バッグに入っていないんですけれど、
そちらに残っていませんか？」
さらに、洗濯室のサポートスタッフからもこんな声が
「女性ものの下着が１枚、残っていたのですが、誰のでしょうか・・・」
その度に、送りに行って帰ってきたばかりのスタッフが、
また車に乗り込んでたった１枚の下着を届けに行く・・・
まったく無駄な作業です。
下着の忘れ物が・・・
もし、この悩みを解消できる方法があったら
ある特別養護老人ホーム併設のショートステイの場合
そんな状況を知った、あるエンジニアが立ち上がりました。
そのエンジニアは週に１度母親をショートステイに送っているのですが、
母親をショートステイへ送った際、たまたま、持ち物のチェック場面を見てしまったのです。
バッグをあけて、１枚１枚、台の上に丁寧に広げ、それをペンを片手に「白い下着に～、ピンクの下着でしょ～、それからそれから・・・」
その最中にも、ひっきりなしにPHSが鳴り、慌ててどこかにかけていく。
５分もして帰ってくると、またPHSが鳴って、今度は逆方向にかけていく。
そんな姿を見て「自分の力で、何かできないか」と考えたのです。
それから、試行錯誤の毎日が始まりました。
できたものを使ってもらい、意見を聞いては持ち帰る。
そんな日々が１年ほど続きました。
やっとできた試作品は、現場の皆さんにとても喜ばれました。
さらに「１施設だけでは、どこか使いづらいところがあるかもしれない」と
町中にある特別養護老人ホームに声をかけ使ってもらいました。
「スマホサイズだと、年配の職員が使いづらい」
「帳票をプリントアウトできないと、記録として残しておけない」
「チェックインとチェックアウトの期間を入れたほうが、利用者を探すのが楽だと思う」
次々に出てくる職員の意見
とにかく徹底的に現場の声を拾いあげてできたのが
これからご紹介する「持ち物チェックくん」です。
まずは、その成果をみてみましょう。
ある特別養護老人ホームの例です。
現場の声を繰り返し聞きました
ある日、利用者の退所が５人
入所が３人いらっしゃいました。
１日でかかった時間は・・・
Before（紙のチェックシート利用）
◯退所５人・・・平均14分53秒 ✕ ３人 = のべ 44分39秒
◯入所３人・・・平均20分19秒 ✕ ５人 ＝ のべ 101分35秒 合計146分14秒
After（持ち物チェックくん利用）
◯退所５人・・・平均 7分 8秒 ✕ ３人 = のべ 21分24秒
◯入所３人・・・平均 9分45秒 ✕ ５人 ＝ のべ 48分45秒 合計70分9秒
すごい効果ですよね。
１人の入退所だけで考えても、１８分１９秒も削減できたらどうでしょう。
しかも、１日に入退所は１人ではないですよね。
きっと、上のような例は多いはずです。
ショート担当の「持ち物チェックにかかる時間」を、１時間１５分も短縮できたら
「レクをやろう！」
「ちょっとしたリハビリもできる！」
「外出してはどうだろう！」
なんて具合に、夢は広がりますね。
できなかった散歩やレクも
できるようになるかも・・
16分53秒
18分19秒削減
持ち物チェックくんを導入した場合
この時間で何ができる？
35分12秒
紙に手書きでチェックした場合
16分53秒
専用カメラで撮影するから、間違いゼロ！
大画面だから見やすい！シニアスタッフも大満足！
現場の声でできたシステムだから使いやすい！
こうしてできあがったこのシステムを、皆さんにご案内しましょう。
まず、このシステムは「お試し利用」した施設のうちの９５％が、導入を決定しました。
その理由は・・・
詳細は、このようになります。
もう、面倒で間違いやすい「紙のチェックリスト」は使わない！
①まずはカメラで持ち物を撮影！
まずは、かばんを広げて、順番に専用のカメラで撮影していきます。
右のような、言葉では表しづらいものでも大丈夫！
とにかくカシャカシャと、撮影してしまいましょう。
タブレットのカメラで撮影！
②一覧画面で情報編集！
まずは、かばんを広げて、順番に専用のカメラで撮影していきます。右のような、言葉では表しづらいものでも大丈夫！とにかくカシャカシャと、撮影してしまいましょう。
写真を見れば大体どんなものがわかるので名前などの情報登録は必須ではありませんが、持ち物の名前を付けたりメモの入力などをすることもできます。
情報を登録しておくと、後々のチェックや管理が楽になります。
こんな情報を登録できます。
・持ち物名 ・メモ ・預かり所在
・色 ・柄 ・特徴
③退所時は、写真を見ながらチェックするだけ
退所の時は、一覧表示して、準備ができたものを次々にチェックしていけば「済」のマークが表示されます。
チェックが済んでいないものだけを表示することもできますから、退所作業は劇的に短縮することができるのです。
④持ち物の一覧を印刷することが可能
持ち物を一覧で印刷や個別で画像を大きく印刷することができます。
持ち物のリストを利用者様家族へ渡したり、探してほしい持ち物を周知させるために張り出すなどの目的で使用できます。
他にも「持ち物チェックくん」だったら、こんなことができます。
□ 持ち物の状態登録
□ 洗濯中リスト表示
□ 過去に撮影した写真データを流用
□ ２重チェック
□ カバン未収納チェック
□ 持ち物の検索
□ 持ち物登録忘れ防止機能
とにかく、使えばわかります！
とにかく、使ってみたらそのメリットがわかります！
【無料お試し利用】もありますのでお気軽にご相談下さい。
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